ChatGPT Excel และวิธีใช้ AI ทำความสะอาดสเปรดชีต: 2 พรอมต์ 4 เครื่องมือ

ควรใช้เครื่องมือ AI ตัวไหนทำความสะอาดสเปรดชีต

Copilot Clean Data แก้ปัญหาแค่สามแบบ และวันที่ที่ปนกันกับแถวซ้ำไม่อยู่ในนั้น ดังนั้นปัญหาในชีตจึงกำหนดตัวเลือกพอ ๆ กับขนาดของมัน ต่อไปนี้คือเครื่องมือสำเร็จรูปสี่ตัวกับช่องทางแชตสองแบบ รวบรวมจากหน้าช่วยเหลือของผู้ให้บริการเองตามที่ตรวจเมื่อ 26 กันยายน 2026 โดยมีตัวทำความสะอาดด้วย AI โดยเฉพาะต่อท้ายตาราง:

Microsoft ระบุว่า Clean Data "ใช้ได้ดีที่สุดกับข้อมูลตารางที่มีไม่เกิน 100 คอลัมน์และ 50,000 แถว" (Clean Data in Excel) และหน้าเดียวกันนี้ระบุข้อเสนอแนะสามประเภทตามในตารางพอดี การแยกชื่อแบบ "Last, First" ก็ไม่อยู่ในรายการด้วย ชีตที่มีปัญหาเหล่านี้จึงยังต้องใช้พรอมต์หรือสคริปต์ ข้อเสนอแนะการทำความสะอาดของ Google อยู่ใต้ Data แล้ว Data cleanup และจะมาร์กปัญหาเป็นสีแดง ส่วน Gemini ใน Sheets ได้การแก้ไขหลายขั้นตอนในอัปเดตของ Google เมื่อ 16 ตุลาคม 2025 พรอมต์เดียวจึงลบแถวที่ไม่ใช้งานและจัดรูปแบบคอลัมน์ใหม่ไปพร้อมกันได้

ChatGPT เป็นตัวเดียวในสี่ตัวที่เขียนโค้ดและรันบนไฟล์ของคุณ: หน้าช่วยเหลือ data analysis ของ OpenAI ระบุว่ามันรัน Python ในสภาพแวดล้อมแบบ Jupyter notebook และคำถามที่พบบ่อยเรื่องอัปโหลดจำกัดสเปรดชีตไว้ที่ราว 50 MB (ตัวเลข 400,000 แถวข้างต้นคือ 50 MB หารด้วย 120 ตัวอักษรต่อแถว เป็นการคำนวณของเราเอง)

ตัวทำความสะอาดด้วย AI โดยเฉพาะคือช่องทางที่สาม Numerous, Powerdrill, Grist และ Bricks ทำความสะอาดภายในชีตหรือที่อัปโหลดของตัวเอง จึงไม่มีเพดานคำตอบของแชตมาตัดตารางให้สั้นลง แต่ไม่มีหน้าไหนของเขาอธิบายบันทึกการเปลี่ยนแปลงทีละบรรทัดเลย ต่อไปนี้คือสิ่งที่หน้าของแต่ละเจ้าบอกไว้ ตรวจเมื่อ 26 กันยายน 2026:

สองช่องทางแชตด้านล่างคือช่องทางที่คุณกำหนดทุกกฎเองและได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงทีละบรรทัดกลับมา ส่วนที่เหลือของหน้านี้จึงว่าด้วยสองช่องทางนั้น

พรอมต์แบบไหนทำความสะอาดสเปรดชีตและบันทึกทุกการเปลี่ยนแปลง

พรอมต์ที่ทำความสะอาดสเปรดชีตได้อย่างปลอดภัยจะขอผลลัพธ์สองอย่าง คือตารางที่สะอาดแล้ว และบันทึกหนึ่งบรรทัดต่อทุกเซลล์ที่ถูกแก้ วางชีตเป็น CSV หรือแนบไฟล์ โมเดลอ่านค่าในเซลล์เป็นข้อความ คอลัมน์สูตรจึงมาถึงเป็นค่าที่คำนวณได้ล่าสุด (ไฟล์แต่ละชนิดถูกจัดการอย่างไร) จากนั้นส่งข้อความนี้ โดยปรับให้ตรงกับคอลัมน์ของคุณ:

```

Here is a table pasted as CSV. Clean it and return two things.

1. The cleaned table as CSV: same columns, same order, same number of rows unless a row is an exact duplicate of an earlier one.
2. A change log: one line per change, in the form "row 14, Email: trimmed trailing space". If you make the same change to many rows, list the rows, not a summary.

Rules. Dates become YYYY-MM-DD; where a date could be read two ways (03/04/2025), do not guess, leave it as it was and list it under AMBIGUOUS. Names in Title Case, emails in lower case, spaces trimmed everywhere. Split "Last, First" into two columns named Last name and First name. Turn amounts like "$1,299.00" into plain numbers. Never fill a blank cell; leave it blank and list it under BLANK. If you drop any row, say which and why. Finish with the row count in and the row count out.

```

บันทึกการเปลี่ยนแปลงคือหัวใจของพรอมต์นี้ ตารางที่สะอาดเพียงอย่างเดียวดูเหมือนเสร็จแล้ว และการดูเหมือนเสร็จนี่แหละคือปัญหา เพราะแยกไม่ออกว่าเซลล์ไหนแก้แล้วและเซลล์ไหนถูกเขียนทับ พอมีบันทึก การตรวจงานก็เหลือแค่สแกนสิบนาที และบรรทัดอย่าง "row 31, Amount: changed 1,299 to 1.299" บอกคุณทันทีว่าโมเดลอ่านตัวคั่นหลักพันแบบยุโรปเป็นจุดทศนิยม

จากนั้นรันพรอมต์เดิมในโมเดลตัวที่สองแล้วเทียบบันทึกทั้งสองฉบับ บรรทัดที่โมเดลหนึ่งเขียนแต่อีกตัวไม่เขียนคือเซลล์ที่ควรเปิดดูในไฟล์ต้นฉบับ มุมมองเปรียบเทียบ ของ Whizi ส่งพรอมต์เดียวให้สองโมเดลในสองคอลัมน์ ส่วนในแอปอื่นให้เปิดแชตใหม่ เพื่อให้โมเดลตัวที่สองทำงานจาก CSV ต้นฉบับ ไม่ใช่จากคำตอบแรก สำหรับสูตร การค้นหา และพิวอตหลังทำความสะอาดแล้ว ใช้ ชุดพรอมต์สเปรดชีต

ใช้ AI ทำความสะอาดข้อมูลใน Excel โดยไม่ต้องวางทุกแถวได้อย่างไร

สำหรับไฟล์ Excel ใหญ่ ให้วางแถวหัวตารางกับแถวตัวอย่างราว 30 แถว แล้วขอขั้นตอน Power Query จาก AI ซึ่ง Excel จะบันทึกและรันซ้ำกับไฟล์ส่งออกเดือนหน้าได้ ใส่แถวที่รกที่สุดไว้ในตัวอย่าง และบอกด้วยว่าไฟล์จริงมีกี่แถว:

```

Here are the header row and 30 sample rows from a CSV of about 12,000 rows. Do not clean the sample. Write [Power Query steps in the order I click them / a Python script using pandas / a Google Apps Script] that does the following on the full file.

Parse the Date column as day first and write it back as YYYY-MM-DD, and flag any value that fails to parse instead of dropping the row. Trim whitespace in every text column. Lower case the Email column. Title Case the Name columns. Split "Last, First" into Last name and First name. Convert Amount values like "$1,299.00" to numbers. Remove rows that are exact duplicates of an earlier row. Leave blank cells blank.

Write every change to a second sheet or file called changelog with four columns: row number, column, old value, new value. Print the row count before and after. Comment each step in one line so I can read it without knowing the language.

```

เลือกปลายทางตามที่ที่ไฟล์อยู่ ผู้ใช้ Excel ได้ประโยชน์จาก Power Query มากที่สุด เพราะทุกขั้นตอนไปอยู่ในแผง Applied Steps ข้อควรระวังข้อหนึ่ง: เอกสาร Power Query ของ Microsoft (อัปเดตเมื่อเมษายน 2026) ระบุว่ามันเดาชนิดคอลัมน์จาก 200 แถวแรก คอลัมน์วันที่ที่สะอาดใน 200 แถวแรกแต่รกหลังจากนั้นจึงดูปกติในตัวอย่างแต่พังทีหลัง ผู้ใช้ Google Sheets ใช้ Apps Script ส่วนใครคุ้นกับเทอร์มินัลก็ใช้ Python กับ pandas ซึ่งจัดการไฟล์ 12,000 แถวและไฟล์ 1,048,576 แถว (ขีดจำกัดตายตัวของชีต Excel) ได้แบบเดียวกัน

ในแชตธรรมดา โมเดลเขียนสคริปต์แล้วคุณเป็นคนรัน ข้อยกเว้นคือ data analysis ของ ChatGPT ที่รัน Python ของตัวเองบนไฟล์ที่อัปโหลด และหน้าช่วยเหลือของ OpenAI ก็ยังบอกให้ตรวจโค้ด ผลลัพธ์ และสมมติฐานที่สร้างขึ้นก่อนเชื่อผล AI ที่ดีที่สุดสำหรับวิเคราะห์ข้อมูล เปรียบเทียบแซนด์บ็อกซ์เหล่านี้ ส่วนนิสัยการอ่านโค้ดที่ AI เขียนก่อนรันอยู่ใน AI สำหรับเขียนโค้ด เมื่อไฟล์สะอาดแล้ว ขั้นต่อไปคือ วิเคราะห์สเปรดชีตด้วย AI

AI ทำความสะอาดได้กี่แถวในครั้งเดียว

ในแชตที่เขียนตารางกลับมา เพดานคำตอบของแอปคือขีดจำกัด Whizi จำกัดคำตอบที่ 20,000 โทเค็น ซึ่งจุตารางสิบคอลัมน์ได้ราว 580 แถว และเหลือราวครึ่งหนึ่งเมื่อมีบันทึกการเปลี่ยนแปลงมาแบ่งพื้นที่ ตัวเลขด้านล่างเป็นค่าประมาณ เพราะตัวตัดโทเค็นไม่ได้นับเป็นตัวอักษร กฎคร่าว ๆ ของ Anthropic คือราว 3.5 ตัวอักษรภาษาอังกฤษต่อโทเค็น 20,000 โทเค็นเอาต์พุตจึงราว 70,000 ตัวอักษร

ฝั่งอินพุตหลวมกว่า ใน Whizi หนึ่งข้อความ รวมข้อความที่ดึงจากไฟล์แนบ จำกัดที่ 100,000 ตัวอักษร (ราว 28,000 โทเค็น) และแต่ละรอบจำกัดที่อินพุต 40,000 และเอาต์พุต 20,000 โทเค็นในทุกโมเดล (อ้างอิงเพดานเหล่านี้) แอปแชตอื่นกำหนดเพดานคำตอบของตัวเอง และส่วนใหญ่ไม่เปิดเผย แต่รูปแบบเหมือนกัน คือใส่เข้าไปได้มากแถวกว่าที่ตอบกลับออกมา

ทีนี้ให้หารคอลัมน์สุดท้ายครึ่งหนึ่ง เพราะบันทึกการเปลี่ยนแปลงใช้พื้นที่คำตอบร่วมกับตาราง นั่นคือที่มาของ "ราว 500 แถว" ในเช็กลิสต์สำหรับชีตแคบใน Whizi และสำหรับชีตกว้างจะใกล้ 150 เมื่อเกินตัวเลขเหล่านี้ โมเดลยังตอบอยู่ แต่ตารางที่คืนมาจะสั้นกว่าที่คุณส่งไป และมันไม่ได้บอกเสมอไป หน้าต่างบริบท ขนาดล้านโทเค็นไม่ได้เปลี่ยนเรื่องนี้ เพราะเพดานคำตอบแยกจากหน้าต่างบริบท

สามความผิดพลาดที่ต้องตรวจก่อนเชื่อชีตที่ AI ทำความสะอาด

ให้ตรวจชีตที่ AI ทำความสะอาดหาสามความผิดพลาด คือแถวที่หายไป ค่าที่แต่งขึ้นในเซลล์ว่าง และวันที่ที่สลับระหว่างวันก่อนเดือนกับเดือนก่อนวัน ทุกข้อทิ้งไฟล์ที่ดูสะอาดไว้ จึงไม่มีข้อไหนเห็นได้จากการมองผลลัพธ์ผ่าน ๆ

แถวหายเงียบ ๆ ตารางที่ยาวกว่าเพดานคำตอบจะถูกตัดให้สั้นลงตอนส่งกลับ (การคำนวณจำนวนแถวอยู่ในหัวข้อด้านบน) และแถวที่อ่านไม่สะอาด เช่น เซลล์ที่รวมกัน โน้ตที่พิมพ์ไว้ในคอลัมน์จำนวนเงิน หรือบรรทัดที่มีจุลภาคเกินหนึ่งตัว คือแถวที่ตัวทำความสะอาดอาจข้ามไป ทั้งสองอย่างไม่ปรากฏในตารางที่ดูเรียบร้อย พรอมต์ข้างต้นจึงขอจำนวนแถวขาเข้าและขาออกด้วยเหตุผลนี้ ถ้าสองตัวเลขต่างกันและบันทึกไม่บอกเหตุผล ไฟล์นั้นไม่ได้สะอาด แค่สั้นลง

ค่าที่แต่งขึ้นในช่องว่าง บางเครื่องมือเติมช่องว่างโดยตั้งใจ บล็อกของ Numerous เองระบุการเติมค่าที่หายไปเป็นสิ่งที่พรอมต์เดียวทำได้ เซลล์ที่ถูกเติมดูเหมือนค่าจริงทุกประการในภายหลัง ประโยค "Never fill a blank" ในพรอมต์จึงตั้งกฎ และรายการ BLANK แสดงว่าโมเดลทำตามหรือไม่ ช่องว่างบอกว่าไม่มีใครรู้ ค่าที่เดาบอกว่ามีคนรู้

วันที่สลับตามท้องถิ่น 03/04/2025 คือ 4 มีนาคมที่ลอนดอน และ 3 เมษายนที่นิวยอร์ก และไม่มีอะไรในเซลล์บอกว่าเป็นแบบไหน เอกสาร Power Query ของ Microsoft แสดงให้เห็นว่าธรรมเนียมที่ผิดทำให้เกิดอะไร: วันที่แบบอังกฤษที่เขียนวันก่อนเดือนเมื่อโหลดภายใต้โลแคลสหรัฐฯ จะเกิดข้อผิดพลาดทุกวันที่เกิน 12 โมเดลที่อ่านคอลัมน์ก็ขาดข้อมูลเดียวกัน ทางแก้ในทั้งสองช่องทางจึงเหมือนกัน คือระบุธรรมเนียมของไฟล์ในพรอมต์ และให้โมเดลมาร์กแถวที่กำกวมแทนที่จะตัดสินเอง

ข้อที่สี่ที่เล็กกว่าคือสกุลเงิน "1.299,00" กับ "1,299.00" คือจำนวนเงินเดียวกันในสองประเทศ และโมเดลที่ตัดตัวคั่นผิดตัวจะเปลี่ยน €1,299 เป็น €1.299 ถ้าชีตมียอดเงินแบบยุโรป ให้บอกไว้ในพรอมต์